Un relaciones públicas es el portavoz (porta + voz)  y el responsable de comunicación de una institución gubernamental, una empresa o un grupo de personas asociadas con un interés común. Sus tareas son las de información combinándose tácticas de periodismo con las de publicidad. Normalmente, los relaciones públicas se insertan en gabinetes de comunicación de estos entes sociales. El 80% de sus miembros son titulados en comunicación o en ciencias de la información.  

Funciones del relaciones públicas 

De forma esquemática tenemos:  

1.- Ser intermediario entre la institución a la que representa y los medios de comunicación. Este aspecto primordial se ha hecho progresivamente complejo con el auge de las redes sociales que, de una manera u otra, eliminan ese paso previo entre los media y el público. Por eso, una línea fundamental en las funciones del relaciones públicas, al día de hoy, es la del denominado Community Manager, el gestor no solo de los contenidos a publicar sino de la moderación de los foros en las redes sociales en auge en el momento.  

2.- Planificar la estrategia a seguir organizando todos los actores dentro de la institución a la que representa. Es importante que sea una única voz y que no se produzcan filtraciones de opiniones contrarias a las vertidas de forma institucional. La confusión es enemiga de la fiabilidad. 

3.- Organizar los encuentros con la prensa, con otras instituciones e, incluso, con posibles clientes si se trata de una campaña de lanzamiento o presentación de un nuevo producto. En este sentido, siempre hay que tener en cuenta que un relaciones públicas es, en esencia, un intermediario, un experto en comunicación que es capaz de aglutinar los intereses que representa y exponerlos de manera sencilla y eficaz. 

4.- Realizar notas de prensa con su correspondiente material gráfico en cualquier soporte. También, se encarga de distribuirlo eficazmente.  

Cómo realizar las tareas de relaciones públicas 

1.- Las palabras son el instrumento de la comunicación. Por eso, el mensaje tiene que ser claro, sencillo, veraz y sin recurrir a la propaganda ni a la publicidad descarada. 

2.- Hay que tratar cada proyecto, cada comparecencia, cada presentación o cada crisis por separado conociendo y anticipando de la mejor manera posible la reacción del receptor. 

3.- Es más eficaz una comunicación breve, bien diseñada, escueta, transparente y formal que enredarse con explicaciones enrevesadas que pueden desmontarse fácilmente. 

4.- Si se produce algún error, hay que asumir la responsabilidad con diplomacia antes que tener que ir rectificando constantemente. Con cada rectificación se pierde credibilidad tanto en el mensaje como en la profesionalidad del emisor del mismo. 

5.- Ante una crisis, hay que agarrarse a la profesionalidad, a la coordinación y a la veracidad. La improvisación y la falta de ética acabarán minando la labor del relaciones públicas.  

6.- Es imprescindible huir de la saturación informativa en cualquiera de sus modalidades. 

7.- El gabinete de comunicación debe depender del máximo órgano responsable dentro de una institución, ya que es el responsable, el portavoz (el que lleva la voz) de la misma. 

8.- Las tareas del relaciones públicas también pueden ser internas al convertirse en el representante entre la dirección y los distintos miembros de una institución. Así se fomenta el diálogo, el desarrollo de las ideas, la participación y el sentimiento de pertenencia. Hoy en día esto es primordial, ya que las reseñas y comentarios en foros y redes sociales son una baza para la credibilidad de cualquier ente. Ni que decir tiene que estos también pueden venir de empleados o de miembros descontentos minando, por tanto, la credibilidad y/o confianza de la institución que el relaciones públicas debe cuidar y representar.  

La ética y la honradez es el cimiento de cualquier gabinete de comunicación. Mentiras manifiestas por parte del relaciones públicas pueden echar por tierra el trabajo de toda una corporación. Ni que decir tiene que un relaciones públicas debe tener un comportamiento impecable en público con una actitud serena ante cualquier contingencia. 

Por Candela Vizcaíno | Doctora en Comunicación por la Universidad de Sevilla